IT-Kosten im Griff: Managed Services oder Stundenabrechnung?

Zwei Rechnungen, die unterschiedlicher nicht sein könnten

Zwei Firmen aus der Region, beide rund zehn Mitarbeitende, beide mit ähnlicher IT. Die eine ruft an, wenn etwas klemmt, und zahlt pro Stunde. Die andere zahlt jeden Monat einen Fixbetrag und hört von uns meistens nur, wenn wir proaktiv etwas erledigt haben. Am Jahresende liegen beide Rechnungssummen erstaunlich nah beieinander. Trotzdem ist die eine Firma zufriedener. Warum das so ist, hat wenig mit dem Preis zu tun und viel damit, was man eigentlich einkauft.

Wenn Sie überlegen, wie Sie Ihre IT-Betreuung abrechnen lassen, stehen im Kern zwei Modelle zur Wahl. Beide haben ihre Berechtigung. Es kommt darauf an, wie Ihre Firma tickt.

Stundenabrechnung: bezahlen, was anfällt

Das klassische Modell. Es passiert etwas, Sie melden sich, jemand kommt oder schaltet sich per Fernwartung auf, und am Schluss steht die geleistete Zeit auf der Rechnung. In der Region liegen die Stundensätze für qualifizierte IT-Betreuung meist zwischen 120 und 160 Franken, für Spezialaufgaben auch höher.

Der Vorteil liegt auf der Hand: Sie zahlen nur, wenn wirklich etwas ist. Für eine kleine Firma mit stabiler, überschaubarer IT kann das über Jahre günstig sein. Drei, vier Vorfälle im Jahr, ein paar Stunden hier und da, fertig.

Der Haken zeigt sich an einem schlechten Tag. Wenn der Server morgens nicht mehr hochfährt und die halbe Belegschaft nicht arbeiten kann, dann läuft der Zähler, und er läuft in einem Moment, in dem Sie ohnehin unter Druck stehen. Stundenabrechnung belohnt niemanden dafür, dass ein Problem gar nicht erst entsteht. Reagiert wird, wenn es brennt. Vorsorge, saubere Backups, aktuelle Updates, ein Auge auf verdächtige Anmeldungen, all das passiert nur, wenn Sie es aktiv beauftragen. Und Hand aufs Herz: Wer denkt im Tagesgeschäft daran, den Backup-Test zu bestellen?

Managed Services: eine Pauschale, planbare Kosten

Beim Managed-Service-Modell zahlen Sie einen festen Monatsbetrag und bekommen dafür ein definiertes Paket. Typisch enthalten sind Überwachung der Systeme, regelmässige Updates, Backup-Kontrolle, ein gewisses Kontingent an Support und oft die Sicherheitsgrundlagen wie Virenschutz und Verwaltung der Benutzerkonten.

Der Preis richtet sich meist nach der Zahl der Geräte oder der Benutzer. Als grobe Orientierung: Pro Arbeitsplatz bewegt sich das in der Region oft zwischen 60 und 120 Franken im Monat, Server separat. Eine Firma mit acht Arbeitsplätzen und einem Server landet damit schnell bei 700 bis 1200 Franken monatlich, je nach Umfang.

Das klingt nach viel, wenn gerade nichts kaputt ist. Genau das ist aber der Punkt. Sie kaufen nicht Reparaturen, sondern Ruhe. Ein guter Managed-Service-Partner hat ein Interesse daran, dass möglichst wenig passiert, denn jeder Notfall kostet ihn selbst Zeit. Die Anreize stehen richtig herum. Updates laufen, ohne dass Sie daran denken. Fällt eine Festplatte langsam aus, sehen wir das oft, bevor Sie etwas merken.

Für wen lohnt sich das? Grob gesagt: Sobald Ihre Firma auf die IT angewiesen ist und ein Ausfall echtes Geld kostet, rechnet sich die Planbarkeit. Ab etwa fünf bis acht Arbeitsplätzen, oder wenn Sie einen Server und mehrere wichtige Programme betreiben, wird das Modell attraktiv.

Was ein Ausfalltag wirklich kostet

Diese Rechnung machen die wenigsten. Nehmen wir die Firma mit acht Leuten. Fällt die IT einen Tag komplett aus, stehen acht Personen mehr oder weniger still. Bei einem vollen Personalkostensatz von rund 600 Franken pro Person und Tag sind das schon 4800 Franken verlorene Arbeitszeit. Dazu kommen liegengebliebene Aufträge, verärgerte Kunden und der Stress. Der Technikereinsatz zur Reparatur ist da fast das kleinere Übel.

Gegen diese Zahl wirken 900 Franken Monatspauschale plötzlich anders. Sie zahlen nicht für Reparaturen, sondern dafür, dass dieser Tag gar nicht erst eintritt. Ein einziger verhinderter Ausfall pro Jahr trägt einen guten Teil der Jahrespauschale.

Die versteckten Kosten, über die niemand spricht

Beim Vergleich schaut man auf die Stundensätze und die Pauschalen. Die eigentlichen Unterschiede liegen woanders.

Bei der Stundenabrechnung ist der Rückruf mit Zeitverzug der versteckte Preis. Wenn Sie kein festes Abkommen haben, sind Sie im Notfall einer unter vielen. Wer eine Betreuung mit vereinbarter Reaktionszeit hat, wird zuerst bedient. Das steht auf keiner Rechnung, macht aber am schlechten Tag den Unterschied.

Beim Managed Service lohnt der Blick ins Kleingedruckte. Was ist im Paket, was kostet extra? Projekte wie ein Serverumzug oder die Einführung neuer Software sind praktisch nie in der Pauschale. Vor-Ort-Einsätze manchmal auch nicht. Fragen Sie konkret nach, wie viele Support-Stunden inbegriffen sind und was passiert, wenn Sie darüber liegen. Ein seriöser Anbieter sagt Ihnen das klar. Wer schwammig bleibt, hat einen Grund dafür.

Und noch etwas, das gern untergeht: die Lizenzkosten. Microsoft 365, Virenschutz, Backup-Speicher. Diese laufenden Kosten haben Sie in beiden Modellen. Manche Managed-Service-Pakete schlagen sie oben drauf, andere rechnen sie separat weiter. Klären Sie das, sonst vergleichen Sie Äpfel mit Birnen.

Unsere ehrliche Empfehlung

Es gibt keine Antwort, die für alle stimmt. Aber es gibt eine Faustregel. Ist Ihre IT klein, stabil und nicht geschäftskritisch, fahren Sie mit Stundenabrechnung gut und günstig. Sobald ein Ausfall Sie echt trifft, sobald Sie mehrere Mitarbeitende, einen Server und wichtige Programme haben, ist die Pauschale das ruhigere und meist auch das ehrlichere Geschäft, weil die Anreize stimmen.

Der beste erste Schritt ist ehrlich rechnen. Schauen Sie, was Sie letztes Jahr tatsächlich für IT ausgegeben haben, Stunden und Lizenzen zusammen. Legen Sie eine Managed-Pauschale daneben. Und rechnen Sie einen einzigen Ausfalltag dagegen. Danach ist die Entscheidung meistens klar.

Checkliste: Managed Services oder Stundenabrechnung?

• Zählen Sie die IT-Ausgaben des letzten Jahres zusammen, inklusive Lizenzen und aller Einzelrechnungen
• Rechnen Sie aus, was ein voller Ausfalltag Ihre Firma an Arbeitszeit kostet
• Prüfen Sie, wie abhängig Ihr Betrieb von der IT ist: Steht bei einem Ausfall alles still oder nur ein Teil?
• Fragen Sie beim Managed-Service-Angebot nach: Was ist im Paket, was kostet extra, wie viele Support-Stunden sind drin?
• Klären Sie, ob Lizenzkosten in der Pauschale enthalten sind oder separat kommen
• Achten Sie auf die vereinbarte Reaktionszeit, nicht nur auf den Preis
• Vergleichen Sie erst danach die reinen Zahlen, mit gleicher Grundlage auf beiden Seiten