Berufsgeheimnis, zehn Jahre Aufbewahrung, Kundendaten, die nie verloren gehen dürfen: IT-Betreuung für Treuhänder, Kanzleien und Dienstleister in der Region Schaffhausen
Drei Dinge, die in Treuhandbüros immer wieder schiefgehen
Das Backup, das keines ist
Eine externe Festplatte am Server, oder das Vertrauen auf den Microsoft-Papierkorb. Beides hält keinem Ransomware-Angriff und keiner Steuerprüfung stand. Buchhaltungsdaten müssen zehn Jahre abrufbar sein, auch wenn der Server brennt.
Das Mailkonto, das Rechnungen verschickt
Ein Passwort auf einer gefälschten Login-Seite, und zwei Tage später gehen Rechnungen mit fremder Bankverbindung an Ihre Kunden. Ohne Multi-Faktor-Authentifizierung und ohne Sperre für Logins aus dem Ausland ist das eine Frage der Zeit.
Der Lohnausweis im Mail-Anhang
Sensible Unterlagen gehen unverschlüsselt per Mail hin und her, weil es «schon immer so war». Für das Berufsgeheimnis und das Datenschutzgesetz braucht es einen Weg, der sicher ist und trotzdem für den Kunden einfach bleibt.
Was wir für Sie einrichten
- Microsoft 365 mit den sieben Sicherheitseinstellungen, die in der Praxis den Unterschied machen: MFA für alle, Länder-Sperre, keine Weiterleitungen nach extern, Protokollierung.
- Backup nach der 3-2-1-Regel mit Aufbewahrung nach Ihren Fristen, inklusive Microsoft-365-Daten, einmal im Jahr getestet.
- Sicherer Datenaustausch mit Kunden über freigegebene Ordner mit Ablaufdatum oder ein Kundenportal.
- Dokumentierter Datenstandort, damit Sie Kunden und Revisoren eine klare Antwort geben können.
- Kurze Sensibilisierung fürs Team mit echten Beispielen, einmal im Jahr, eine Viertelstunde.
- Support per Fernwartung in Minuten, vor Ort in Schaffhausen in rund 25 Minuten. Gerade in der Abschlusszeit zählt das.
Aus der Praxis, anonymisiert
Ransomware am Dienstagmorgen
Ein Treuhandbüro in Schaffhausen mit rund acht Mitarbeitenden: Buchhaltungssoftware startet nicht, Lösegeldforderung auf dem Bildschirm, alle Dateien verschlüsselt. Das einzige Backup hing am selben Server und war ebenfalls verschlüsselt. Mehrere Tage Stillstand und rund 15'000 Franken Wiederherstellungskosten.
Heute: lokale Sicherung, Cloud-Kopie ausserhalb des Gebäudes, vierteljährlicher Wiederherstellungstest. Der nächste Vorfall wäre eine Sache von Stunden.
Weitere FallbeispieleHäufige Fragen aus Treuhandbüros
Wo liegen unsere Daten bei Microsoft 365?
Für Schweizer Firmen mit neu eingerichtetem Konto in der Regel in den Microsoft-Rechenzentren in Zürich und Genf. Wir prüfen den Datenstandort beim Einrichten und dokumentieren ihn für Sie, damit Sie Ihren Kunden eine klare Antwort geben können.
Reicht der Papierkorb von Microsoft 365 als Backup?
Nein. Gelöschte E-Mails sind je nach Einstellung nach 14 bis 30 Tagen weg, Dateien nach 93 Tagen. Für die zehnjährige Aufbewahrungspflicht nach Art. 958f OR braucht es ein separates Backup mit eigenen Aufbewahrungsregeln. Das richten wir ein und testen es einmal im Jahr.
Wie tauschen wir Unterlagen sicher mit Kunden aus?
Über freigegebene Ordner mit Ablaufdatum und Passwort statt per Mail-Anhang, oder über ein Kundenportal. Wir richten das so ein, dass es für Ihre Kunden ohne Anleitung funktioniert.
Was kostet die Betreuung eines Treuhandbüros?
CHF 140 pro Stunde nach Aufwand, oder ein Support-Paket mit festem Monatsbetrag, Überwachung, Updates und festen Reaktionszeiten. Ein Büro mit fünf Arbeitsplätzen und Microsoft 365 ist in der Regel mit wenigen Stunden pro Monat gut betreut.
Wie steht Ihr Büro da?
Der kostenlose IT-Check zeigt es in zehn Minuten, mit persönlichem Report. Oder Sie rufen an, das Erstgespräch kostet nichts.