Berufsgeheimnis, zehn Jahre Aufbewahrung, Kundendaten, die nie verloren gehen dürfen: IT-Betreuung für Treuhänder, Kanzleien und Dienstleister in der Region Schaffhausen
Drei Dinge, die in Treuhandbüros immer wieder schiefgehen
Das Backup, das keines ist
Eine externe Festplatte am Server, oder das Vertrauen auf den Microsoft-Papierkorb. Beides hält keinem Ransomware-Angriff und keiner Steuerprüfung stand. Buchhaltungsdaten müssen zehn Jahre abrufbar sein, auch wenn der Server brennt.
Das Mailkonto, das Rechnungen verschickt
Ein Passwort auf einer gefälschten Login-Seite, und zwei Tage später gehen Rechnungen mit fremder Bankverbindung an Ihre Kunden. Ohne Multi-Faktor-Authentifizierung und ohne Sperre für Logins aus dem Ausland ist das eine Frage der Zeit.
Der Lohnausweis im Mail-Anhang
Sensible Unterlagen gehen unverschlüsselt per Mail hin und her, weil es «schon immer so war». Für das Berufsgeheimnis und das Datenschutzgesetz braucht es einen Weg, der sicher ist und trotzdem für den Kunden einfach bleibt.
Was wir für Sie einrichten
- Microsoft 365 mit den sieben Sicherheitseinstellungen, die in der Praxis den Unterschied machen: MFA für alle, Länder-Sperre, keine Weiterleitungen nach extern, Protokollierung.
- Backup nach der 3-2-1-Regel mit Aufbewahrung nach Ihren Fristen, inklusive Microsoft-365-Daten, einmal im Jahr getestet.
- Sicherer Datenaustausch mit Kunden über freigegebene Ordner mit Ablaufdatum oder ein Kundenportal.
- Dokumentierter Datenstandort, damit Sie Kunden und Revisoren eine klare Antwort geben können.
- Kurze Sensibilisierung fürs Team mit echten Beispielen, einmal im Jahr, eine Viertelstunde.
- Support per Fernwartung in Minuten, vor Ort in Schaffhausen in rund 25 Minuten. Gerade in der Abschlusszeit zählt das.
Aus der Praxis, anonymisiert
Ransomware am Dienstagmorgen
Ein Treuhandbüro in Schaffhausen mit rund acht Mitarbeitenden: Buchhaltungssoftware startet nicht, Lösegeldforderung auf dem Bildschirm, alle Dateien verschlüsselt. Das einzige Backup hing am selben Server und war ebenfalls verschlüsselt. Mehrere Tage Stillstand und rund 15'000 Franken Wiederherstellungskosten.
Heute: lokale Sicherung, Cloud-Kopie ausserhalb des Gebäudes, vierteljährlicher Wiederherstellungstest. Der nächste Vorfall wäre eine Sache von Stunden.
Weitere FallbeispieleBranchensoftware: Abacus, Bexio, Sage und die Umgebung dazu
Ein Treuhandbüro lebt von seiner Buchhaltungs- und Lohnsoftware. Abacus läuft meist auf einem Server im Haus oder in einem gehosteten Rechenzentrum, Bexio in der Cloud, Sage je nach Version lokal oder gehostet. Jede dieser Varianten hat eigene Anforderungen an Zugriffe, Updates, Backup und die Verbindung zu Microsoft 365. Wir betreiben diese Umgebung so, dass die Software jeden Morgen läuft, die Zugriffe der Mitarbeitenden und der Mandanten sauber getrennt sind und ein Update nicht am Monatsende stattfindet.
Die fachliche Betreuung der Software bleibt beim Hersteller oder Ihrem Abacus-Partner. Wir sind die Schnittstelle: Wenn der Lohnlauf hängt, klären wir zuerst, ob es an der Software, am Server oder am Netz liegt, und ziehen die richtige Stelle bei. Sie müssen nicht selbst herausfinden, wer zuständig ist.
Mandantendaten, Berufsgeheimnis und Aufbewahrungspflicht
Treuhänder tragen Daten, die sensibler sind als in den meisten anderen Betrieben: Lohnausweise, Steuererklärungen, Jahresabschlüsse, oft von Dutzenden Mandanten. Das Berufsgeheimnis und das revidierte Datenschutzgesetz verlangen, dass nur die richtigen Personen Zugriff haben und dass ein Verlust nachweisbar verhindert wird. In der Praxis heisst das: Berechtigungen pro Mandant statt ein Ordner für alle, Multi-Faktor-Anmeldung ohne Ausnahme und ein Protokoll, wer wann worauf zugegriffen hat.
Dazu kommt die Aufbewahrungspflicht: Geschäftsbücher und Belege müssen zehn Jahre lang unverändert und lesbar bleiben, nach Art. 958f OR und der Geschäftsbücherverordnung. Ein Backup, das nach 30 Tagen überschreibt, erfüllt das nicht. Wir richten Aufbewahrungsregeln ein, die zu Ihren Fristen passen, und ein Archiv, das auch nach einem Softwarewechsel noch lesbar ist. Einmal im Jahr spielen wir eine Stichprobe zurück und halten das Ergebnis fest, damit Sie es einem Revisor zeigen können.
Steuersaison: wenn nichts ausfallen darf
Von Januar bis April und nochmals im Herbst läuft ein Treuhandbüro am Anschlag. Ein Serverausfall am Abgabetag kostet mehr als das ganze Jahr IT-Betreuung. Deshalb planen wir mit Treuhandkunden anders als mit anderen Betrieben: Updates und Umstellungen im Mai und im Sommer, in der Saison nur das Nötigste. Vor der Saison prüfen wir Backup, Speicherplatz, Lizenzen und die Fernwartung, damit in den heissen Wochen niemand überrascht wird.
Für Büros mit Support-Paket gilt in dieser Zeit die vereinbarte Reaktionszeit während der Geschäftszeiten, bei Bedarf mit Notfall-Erreichbarkeit ausserhalb der Bürozeiten nach Vereinbarung. Per Fernwartung sind wir in Minuten im System, vor Ort in der Stadt Schaffhausen in rund 25 Minuten. Wie das in einem Handwerksbetrieb anders aussieht, zeigt die Seite IT für Handwerk und Gewerbe.
Häufige Fragen aus Treuhandbüros
Wo liegen unsere Daten bei Microsoft 365?
Für Schweizer Firmen mit neu eingerichtetem Konto in der Regel in den Microsoft-Rechenzentren in Zürich und Genf. Wir prüfen den Datenstandort beim Einrichten und dokumentieren ihn für Sie, damit Sie Ihren Kunden eine klare Antwort geben können.
Reicht der Papierkorb von Microsoft 365 als Backup?
Nein. Gelöschte E-Mails sind je nach Einstellung nach 14 bis 30 Tagen weg, Dateien nach 93 Tagen. Für die zehnjährige Aufbewahrungspflicht nach Art. 958f OR braucht es ein separates Backup mit eigenen Aufbewahrungsregeln. Das richten wir ein und testen es einmal im Jahr.
Wie tauschen wir Unterlagen sicher mit Kunden aus?
Über freigegebene Ordner mit Ablaufdatum und Passwort statt per Mail-Anhang, oder über ein Kundenportal. Wir richten das so ein, dass es für Ihre Kunden ohne Anleitung funktioniert.
Was kostet die Betreuung eines Treuhandbüros?
CHF 140 pro Stunde nach Aufwand, oder ein Support-Paket mit festem Monatsbetrag, Überwachung, Updates und festen Reaktionszeiten. Ein Büro mit fünf Arbeitsplätzen und Microsoft 365 ist in der Regel mit wenigen Stunden pro Monat gut betreut.
Betreuen Sie auch Abacus, Bexio oder Sage?
Ja. Wir betreiben die Umgebung darum herum: Server oder gehostete Instanz, Zugriffe, Updates, Backup und die Anbindung an Microsoft 365. Fachliche Fragen zur Buchhaltung bleiben beim Softwarehersteller oder Ihrem Partner, die Schnittstelle dazwischen übernehmen wir.
Wie lange müssen wir Buchhaltungsdaten aufbewahren, und wie geht das digital?
Zehn Jahre nach Art. 958f OR, und zwar so, dass die Unterlagen unverändert und lesbar bleiben. Digital heisst das: ein Backup mit Aufbewahrungsregeln, die nicht nach 30 Tagen überschreiben, plus ein Archiv, das auch nach einem Softwarewechsel noch geöffnet werden kann. Wir richten beides ein und dokumentieren es.
Wie steht Ihr Büro da?
Der kostenlose IT-Check zeigt es in zehn Minuten, mit persönlichem Report. Oder Sie rufen an, das Erstgespräch kostet nichts.