Eigener Server oder Cloud: Entscheidungshilfe für KMU in Schaffhausen

Die kurze Antwort: Für die meisten KMU in der Region Schaffhausen mit fünf bis zwanzig Arbeitsplätzen ist die Cloud heute die günstigere und sicherere Wahl, wenn der alte Server ersetzt werden muss. Ausnahmen gibt es, und sie sind klar benennbar: Fachsoftware, die nur lokal läuft, Maschinen in der Werkstatt, die einen Server im Haus brauchen, oder sehr grosse Datenmengen. Dann ist eine hybride Lösung der bessere Weg. Wie Sie das für Ihren Betrieb entscheiden, steht hier.

Der Moment, in dem die Frage kommt

Die Frage stellt sich selten freiwillig. Meist ist der Server fünf, sechs Jahre alt, die Garantie ist abgelaufen, Windows Server braucht eine neue Lizenz, und der Lüfter macht Geräusche, die vorher nicht da waren. Dann kommt eine Offerte für einen neuen Server, und die Zahl darauf löst die Frage aus: Brauchen wir das überhaupt noch?

Bevor Sie die Offerte anschauen, schauen Sie an, was der Server heute tut. In den meisten Betrieben, die wir übernehmen, sind es drei Dinge: Dateiablage, Benutzerverwaltung und ein oder zwei Fachprogramme. Für die ersten zwei gibt es in Microsoft 365 einen fertigen Ersatz. Beim dritten Punkt entscheidet sich alles.

Die Rechnung über fünf Jahre

Ein Server kostet nicht nur den Kaufpreis. Er kostet über seine ganze Lebensdauer. Für einen typischen Betrieb mit zehn Arbeitsplätzen sieht die Rechnung ungefähr so aus:

Eigener Server, fünf Jahre: Hardware mit Garantieverlängerung, Windows-Server-Lizenz und Zugriffslizenzen, Backup-Lösung mit externer Kopie, USV, Wartung und Updates, Strom. Dazu das Risiko, dass nach einem Defekt ein Tag ohne Daten ansteht. Grob gerechnet landen Betriebe hier bei einem mittleren fünfstelligen Betrag über fünf Jahre, mit einem grossen Block am Anfang.

Cloud mit Microsoft 365, fünf Jahre: Lizenzen pro Person und Monat, einmalige Migration, separates Backup der Cloud-Daten, eine zuverlässige Internetleitung mit Ersatzweg. Keine Hardware, kein Serverraum, keine Lizenz-Erneuerung nach drei Jahren. Die Summe ist über fünf Jahre meist tiefer, vor allem aber gleichmässig verteilt.

Die genauen Zahlen hängen von Ihrem Betrieb ab, und wir rechnen sie im Erstgespräch mit Ihnen durch. Der Punkt ist: Vergleichen Sie nie den Serverpreis mit dem Monatspreis der Cloud. Vergleichen Sie fünf Jahre mit fünf Jahren.

Die vier Fragen, die entscheiden

1. Welche Fachsoftware läuft auf dem Server? Buchhaltung, Branchenlösung, Zeiterfassung, Lagerverwaltung. Fragen Sie den Hersteller, ob es eine Cloud-Version gibt oder ob das Programm in einer gehosteten Umgebung läuft. Viele Schweizer Branchenlösungen haben das in den letzten Jahren nachgezogen. Wenn nicht, ist das der Grund für einen kleinen lokalen Server, aber nur für dieses eine Programm.

2. Wie gut ist Ihre Internetleitung? In der Stadt Schaffhausen und in Neuhausen ist Glasfaser Standard. In Hallau, Wilchingen oder Thayngen ist sie in den meisten Gebieten verfügbar, aber nicht in jedem Gewerbegebäude angeschlossen. Ohne stabile Leitung ist die Cloud ein Ärgernis. Mit Glasfaser und einem Mobilfunk-Ersatzweg ist sie zuverlässiger als jeder Server im Keller.

3. Hängen Maschinen oder Geräte am Server? CNC-Steuerungen, Kassensysteme, Laborgeräte, Zeiterfassungsterminals. Wenn ja, bleibt lokal ein kleines System stehen. Das heisst nicht, dass alles lokal bleiben muss.

4. Wie gross sind Ihre Daten, und wie oft werden sie bewegt? Ein Architekturbüro mit Terabytes an Plänen und ein Treuhandbüro mit vielen kleinen Dateien sind zwei verschiedene Fälle. Grosse Dateien, die täglich von mehreren Personen bearbeitet werden, sind lokal oft schneller. Dokumente, Mails und Tabellen gehören in die Cloud.

Hybrid: die Lösung, die wir am häufigsten bauen

In der Praxis ist die Antwort für viele Betriebe in der Region keine der beiden Reinformen. Dateien, Mails und Zusammenarbeit laufen über Microsoft 365, die eine Fachsoftware läuft auf einem kleinen Server oder einem NAS im Haus, und beides wird in ein gemeinsames Backup gesichert. Der lokale Teil ist dann klein, günstig und einfach zu ersetzen. Der Cloud-Teil skaliert mit, wenn Mitarbeitende dazukommen.

Ein Beispiel aus unserer Arbeit: Ein Handwerksbetrieb mit zwölf Mitarbeitenden hatte einen acht Jahre alten Server für Dateien, Mail und die Branchensoftware. Heute laufen Dateien und Mail in Microsoft 365, die Branchensoftware auf einem kompakten Server, der nur noch das tut. Die Monteure greifen vom Handy auf Pläne zu, was vorher nicht ging. Die Kosten über fünf Jahre liegen unter dem Preis des neuen Servers, der ursprünglich offeriert war.

Was bei der Umstellung oft vergessen geht

• Backup bleibt Pflicht. Microsoft sichert die Infrastruktur, nicht Ihre gelöschten Dateien. Warum das so ist, steht im Artikel Braucht mein KMU ein zusätzliches Backup?.
• Berechtigungen neu denken. Der alte Server hatte gewachsene Ordnerrechte. Die Migration ist der Moment, sie aufzuräumen.
• Der Drucker. Druckerfreigaben über den Server verschwinden. Moderne Drucker sprechen direkt mit den Arbeitsplätzen, das muss aber eingerichtet sein.
• Die Internetleitung als einziger Weg. Ohne Ersatz über Mobilfunk steht der Betrieb bei einem Leitungsunterbruch still. Eine Firewall mit zweitem Weg gehört dazu.

Wann der eigene Server die richtige Wahl bleibt

Es gibt sie, die Betriebe, für die ein neuer Server richtig ist: Produktionsbetriebe mit Maschinendaten, Labore, Firmen mit vertraglich festgelegtem Datenstandort im eigenen Haus, Betriebe ohne brauchbare Internetanbindung. Wenn Sie zu dieser Gruppe gehören, sagen wir Ihnen das im Gespräch, und wir bauen Ihnen einen Server, der zu Ihrem Betrieb passt. Was wir nicht tun: einen Server verkaufen, weil er mehr Marge bringt als ein Cloud-Abo.

Quellen

• Microsoft Learn: Datenspeicherort für Microsoft 365 in der Schweiz
• Bundesamt für Cybersicherheit: Cloud-Dienste sicher nutzen
• Bundesamt für Kommunikation: Breitbandatlas Schweiz