Microsoft 365 einrichten lassen in Schaffhausen: was es kostet und wie es abläuft

Die kurze Antwort für ein KMU in der Region Schaffhausen: Die Lizenzen kosten wenige Franken pro Person und Monat, die Einrichtung durch uns wird nach Aufwand zu CHF 140 pro Stunde abgerechnet, und ein Betrieb mit fünf bis zehn Arbeitsplätzen ist in der Regel innert ein bis zwei Wochen umgestellt, ohne dass jemand einen Tag ohne E-Mail dasteht. Was dahintersteckt, lesen Sie hier.

Welche Lizenz passt zu welchem Betrieb

Microsoft verkauft für kleine Firmen drei Pakete, und die meisten Betriebe in der Region brauchen nur eines davon.

Business Basic reicht, wenn Sie E-Mail, Kalender, Teams und Dateiablage in der Cloud wollen und mit den Web-Versionen von Word und Excel auskommen. Typisch für Werkstätten, Läden und Betriebe, die vor allem vom Handy arbeiten.

Business Standard ist der Normalfall: alles aus Basic plus die installierten Office-Programme auf PC und Laptop. Wer den ganzen Tag in Excel oder Word arbeitet, will diese Stufe.

Business Premium bringt die Sicherheitswerkzeuge dazu: Geräteverwaltung, bedingter Zugriff, erweiterter Schutz vor Phishing und Schadsoftware. Für Treuhänder, Praxen und alle, die mit sensiblen Kundendaten arbeiten, ist das die richtige Wahl. Der Aufpreis ist kleiner als ein einziger Vorfall.

Die aktuellen Preise stehen bei Microsoft, sie ändern sich immer wieder leicht. Als Grössenordnung: zwischen einem Kaffee und einem Mittagessen pro Person und Monat. Wir sagen Ihnen im Gespräch, welche Stufe Sie wirklich brauchen, und lassen den Rest weg.

Was die Einrichtung kostet

Wir rechnen nach Aufwand, CHF 140 pro Stunde, remote und vor Ort derselbe Satz. Für einen typischen Betrieb mit fünf bis zehn Arbeitsplätzen setzt sich die Arbeit so zusammen:

• Vorbereitung: Domain prüfen, Konten planen, bestehende Mailboxen und Dateien sichten. Meist zwei bis drei Stunden.
• Umzug der Daten: E-Mails, Kalender und Kontakte aus dem alten System, Dateien vom Server oder aus Dropbox und Co. Je nach Menge und Quelle drei bis acht Stunden, ein Teil davon läuft automatisch über Nacht.
• Geräte einrichten: Outlook, OneDrive und Teams auf jedem PC und Handy, Anmeldung mit zweitem Faktor. Rund eine halbe Stunde pro Arbeitsplatz.
• Absicherung: die sieben Einstellungen, die unten stehen. Ein bis zwei Stunden.
• Kurze Einführung fürs Team: eine halbe Stunde, damit alle wissen, wo die Dateien jetzt liegen und wie die Anmeldung funktioniert.

Damit landet ein solcher Betrieb meist bei ein bis zwei Arbeitstagen Aufwand. Grössere Umgebungen mit eigenem Server, Fachsoftware oder zwanzig und mehr Arbeitsplätzen brauchen entsprechend mehr; dafür machen wir vorab eine Bestandesaufnahme und nennen eine Spanne.

Wie die Umstellung abläuft, ohne dass der Betrieb stillsteht

Der häufigste Einwand: «Wir können uns keinen Tag ohne E-Mail leisten.» Müssen Sie auch nicht. Die Umstellung läuft parallel: Die neuen Postfächer werden vorbereitet, die alten laufen weiter. Erst wenn alles kopiert ist, drehen wir den Mailfluss um, meist an einem Abend oder am Wochenende. Am nächsten Morgen öffnet jeder sein Outlook, und alles ist da.

Für einen Betrieb in Schaffhausen, Neuhausen oder Hallau heisst das konkret: ein Vorgespräch, ein Termin vor Ort für die Geräte (oder per Fernwartung, wenn alle Laptops erreichbar sind), ein Umschaltabend, und danach zwei Wochen, in denen wir erreichbar sind, falls etwas hakt.

Die sieben Einstellungen, die von Anfang an dazugehören

Ein Microsoft-365-Konto mit Standardeinstellungen ist wie ein Haus mit unverschlossener Tür. Diese sieben Punkte gehören zu jeder Einrichtung, die wir machen:

1. Multi-Faktor-Authentifizierung für alle Konten, ohne Ausnahme für den Chef.
2. Anmeldungen aus Ländern sperren, in denen Sie keine Mitarbeitenden haben.
3. Weiterleitungen nach extern unterbinden, damit ein gekapertes Konto nicht heimlich Kopien verschickt.
4. Alte Anmeldeverfahren abschalten, die keinen zweiten Faktor kennen.
5. Protokollierung einschalten, damit man im Ernstfall sieht, was passiert ist.
6. Freigaben nach aussen mit Ablaufdatum, statt Links, die ewig gelten.
7. Ein separates Backup der Microsoft-365-Daten, weil der Papierkorb kein Backup ist.

Warum das nötig ist, zeigt der Fall eines Architekturbüros in Schaffhausen: Ein Passwort auf einer gefälschten Login-Seite, und zwei Tage später gingen Rechnungen mit fremder Bankverbindung an die Kunden. Mit Punkt 1 und 2 wäre der Angreifer nicht hineingekommen. Die Details stehen im Artikel Microsoft 365 sicher einrichten.

Wo Ihre Daten liegen

Für Schweizer Firmen mit neu eingerichtetem Konto landen die Kerndaten aus Exchange, SharePoint und Teams in der Regel in den Microsoft-Rechenzentren in Zürich und Genf. Wir prüfen den Datenstandort beim Einrichten und halten ihn schriftlich fest, damit Sie Kunden und Revisoren eine klare Antwort geben können.

Und danach?

Microsoft 365 läuft, aber es pflegt sich nicht von selbst. Lizenzen für ausgetretene Mitarbeitende laufen weiter, neue Sicherheitsfunktionen bleiben ungenutzt, Freigaben sammeln sich an. Ein kurzer Check einmal im Jahr spart bei vielen Betrieben mehr, als er kostet. Wer das nicht selbst im Blick haben will, nimmt ein Support-Paket mit Überwachung und festen Reaktionszeiten. Die Preise dafür stehen offen auf unserer Preisseite.

Quellen

• Microsoft: Microsoft 365 Business, Pläne vergleichen
• Microsoft Learn: Datenspeicherort für Microsoft 365 in der Schweiz
• Microsoft Learn: Sicherheitsstandards in Microsoft Entra ID