IT-Dienstleister wechseln: so läuft die Übernahme ohne Unterbruch

Die kurze Antwort: Ein Wechsel des IT-Dienstleisters ist für ein KMU in der Region Schaffhausen keine Operation am offenen Herzen. Mit einer sauberen Bestandesaufnahme, den richtigen Zugängen und einem klaren Stichtag läuft die Übernahme im Hintergrund, während Ihr Team ganz normal arbeitet. Das Wichtigste ist, was Sie vorher einfordern.

Woran Sie merken, dass es Zeit ist

Die meisten Betriebe wechseln nicht, weil etwas Grosses passiert ist, sondern weil sich viele kleine Dinge summieren:

• Sie melden ein Problem und hören tagelang nichts, oder Sie landen jedes Mal bei einer anderen Person.
• Die Rechnung kommt, aber Sie können nicht nachvollziehen, was darauf steht.
• Niemand sagt Ihnen von sich aus, dass Windows 10 ausgelaufen ist oder dass Ihr Backup seit Monaten nicht getestet wurde.
• Der Anbieter sitzt weit weg, und ein Besuch vor Ort ist eine Verhandlung.
• Sie haben das Gefühl, dass Ihre IT nur dem Anbieter gehört, nicht Ihnen.

Der letzte Punkt ist der wichtigste, und er führt direkt zur Frage, was Sie vor einem Wechsel in der Hand haben sollten.

Was Ihnen gehört, und was Sie einfordern sollten

Egal, wer Ihre IT betreut: Die Zugänge, die Lizenzen und die Dokumentation gehören Ihrem Betrieb. Bevor Sie kündigen, holen Sie sich diese Dinge, und zwar schriftlich:

1. Administrator-Zugänge zu Microsoft 365, zur Firewall, zum Server, zum Domain-Registrar und zum Hosting. Wenn der bisherige Anbieter der einzige Admin ist, sind Sie abhängig, auch ohne Wechsel.
2. Lizenzübersicht: Welche Microsoft-Lizenzen laufen auf wessen Namen, wann ist die Laufzeit zu Ende, wer ist der Vertragspartner.
3. Dokumentation: Netzwerkplan, Geräteliste, Passwörter, Backup-Konzept. Auch wenn sie dünn ist, sie ist ein Anfang.
4. Backup-Zugriff: Wo liegen die Sicherungen, und können Sie ohne den Anbieter darauf zugreifen?
5. Kündigungsfristen aus dem Vertrag, damit der Wechsel nicht an einem Datum scheitert.

Wenn ein Anbieter diese Dinge nicht herausgeben will, sagt das mehr über die Zusammenarbeit als jede Rechnung. Ein seriöser Dienstleister gibt sie ohne Diskussion heraus, weil sie Ihnen gehören.

So läuft die Übernahme bei uns

Wir übernehmen Umgebungen von anderen Dienstleistern regelmässig, in Schaffhausen, Neuhausen und im ganzen Kanton. Der Ablauf ist immer derselbe, damit nichts vergessen geht:

Bestandesaufnahme. Wir schauen uns an, was da ist: Geräte, Server, Netzwerk, Microsoft 365, Backups, Fachsoftware, Verträge. Das geht per Fernwartung und mit einem Besuch vor Ort. Sie bekommen danach eine ehrliche Liste: was gut ist, was Risiken hat, was bleiben kann.

Zugänge übernehmen. Wir legen eigene Administrator-Konten an und entziehen dem bisherigen Anbieter die Rechte zum vereinbarten Stichtag. Nicht vorher, damit er seine Arbeit zu Ende machen kann, und nicht später, damit niemand mehr Zugriff hat, der ihn nicht braucht.

Dokumentation aufbauen. Alles, was wir vorfinden, halten wir fest, in einer Form, die Sie selbst lesen können. Das Passwort-Safe gehört Ihnen, wir haben Zugriff, solange wir Sie betreuen.

Erste Massnahmen. Meist gibt es zwei, drei Dinge, die sofort erledigt werden sollten, oft ein ungetestetes Backup oder fehlende Zwei-Faktor-Anmeldung. Die machen wir in der ersten Woche.

Stichtag. Ab dann rufen Sie uns an. Für Ihr Team ändert sich eine Telefonnummer und ein Gesicht, sonst nichts. Kein Unterbruch, kein Umzugstag.

Was ein Wechsel kostet

Die Übernahme rechnen wir nach Aufwand ab, CHF 140 pro Stunde. Für einen Betrieb mit fünf bis zehn Arbeitsplätzen liegt die Bestandesaufnahme samt Dokumentation meist bei einem halben bis einem Tag. Was danach kommt, hängt von dem ab, was wir vorfinden. Sie bekommen vorher eine Einschätzung, und wir machen nichts, was Sie nicht freigegeben haben. Die Sätze stehen auf unserer Preisseite, und das Erstgespräch kostet nichts.

Ein Beispiel aus der Region

Zwei Firmen aus der Region Schaffhausen, beide rund zehn Mitarbeitende, beide mit ähnlicher IT. Die eine ruft an, wenn etwas klemmt. Die andere hat nach dem Wechsel zu uns ein Betreuungspaket genommen und hört von uns meistens nur, wenn wir proaktiv etwas erledigt haben. Am Jahresende lagen die Rechnungssummen erstaunlich nah beieinander. Die zweite Firma hatte aber keinen einzigen ungeplanten Ausfalltag. Warum das so ist, steht im Artikel Managed Services oder Stundenabrechnung.

Der häufigste Fehler

Der häufigste Fehler beim Wechsel ist nicht technisch. Er besteht darin, den alten Anbieter zu kündigen, bevor der neue die Zugänge hat. Dann steht der Betrieb zwei Wochen ohne Ansprechpartner da, und die Herausgabe der Dokumentation wird zäh. Reihenfolge: zuerst den neuen Partner wählen, dann gemeinsam den Stichtag setzen, dann kündigen.

Quellen

• Bundesamt für Cybersicherheit: IT-Sicherheit für KMU, Verantwortung und Zugriffsrechte
• Fedlex: Obligationenrecht, Auftragsrecht Art. 394 ff. (Herausgabepflicht des Beauftragten, Art. 400)