IT-Outsourcing für KMU: was ein externer IT-Partner übernimmt und was es kostet

Die kurze Antwort: IT-Outsourcing heisst für ein Schweizer KMU mit fünf bis fünfzig Arbeitsplätzen, dass ein externer Partner den Betrieb der IT übernimmt, also Support, Überwachung, Updates, Backup und Sicherheit, während die Entscheidungen bei Ihnen bleiben. Das kostet je nach Umfang zwischen rund CHF 50 und CHF 150 pro Arbeitsplatz und Monat, oder nach Aufwand zu einem festen Stundensatz. Für die meisten Betriebe ohne eigene IT-Stelle ist es günstiger und sicherer als die heutige Lösung, bei der «der, der sich am besten auskennt» nebenbei die IT macht.

Was IT-Outsourcing für ein KMU bedeutet, und was nicht

Das Wort klingt nach Konzern und nach Rechenzentrum in einem anderen Land. Für ein KMU in der Region Schaffhausen bedeutet es etwas Einfacheres: Sie haben keinen Informatiker angestellt, brauchen aber jemanden, der die IT am Laufen hält. Dieser Jemand ist ein externer Partner mit Vertrag, festen Reaktionszeiten und einer Telefonnummer, die jemand abnimmt.

Was dabei nicht ausgelagert wird: die Verantwortung. Sie entscheiden, welche Software Ihr Betrieb braucht, wer Zugriff auf was hat und wie viel Sicherheit Ihnen wie viel wert ist. Ein guter Partner bereitet diese Entscheidungen vor und setzt sie um. Er trifft sie nicht für Sie, und er besitzt Ihre Zugänge nicht. Was Sie vor einem Wechsel einfordern sollten, steht im Artikel IT-Dienstleister wechseln.

Welche Aufgaben ein externer IT-Partner übernimmt

In der Praxis sind es sechs Bereiche, und ein Betrieb kann alle oder nur einige davon auslagern:

1. Support für die Mitarbeitenden. Der Drucker druckt nicht, Outlook hängt, das Passwort ist vergessen. Per Fernwartung in Minuten gelöst, vor Ort, wenn es Hardware braucht.
2. Überwachung und Updates. Server, Arbeitsplätze, Firewall und Backup werden laufend überwacht. Sicherheitsupdates werden eingespielt, bevor jemand sie ausnutzt, und zwar dann, wenn niemand arbeitet.
3. Backup und Wiederherstellung. Sichern allein reicht nicht. Das Backup wird regelmässig zurückgespielt und geprüft. Ein Backup, das nie getestet wurde, ist eine Hoffnung. Die Grundlagen stehen im Artikel zur 3-2-1-Regel.
4. Sicherheit. Firewall, Schutz auf jedem Gerät, Multi-Faktor-Anmeldung, Schulung der Mitarbeitenden gegen Phishing. Bei einem Vorfall ist der Partner die erste Nummer, die Sie wählen.
5. Microsoft 365 und Cloud. Lizenzen, Konten, Ein- und Austritte, Freigaben, Datenstandort. Bei den meisten KMU ist das heute der grösste Teil der IT.
6. Beratung und Planung. Einmal im Jahr zusammensitzen: Was ist alt, was wird teuer, was muss ersetzt werden, bevor es ausfällt. Das verhindert die Überraschung, bei der der Server am Montag nicht mehr startet.

Was ein IT-Partner in der Regel nicht übernimmt: die Fachsoftware Ihrer Branche. Für Abacus, Bexio, die Werkstattsoftware oder die Praxissoftware bleibt der Hersteller zuständig. Der Partner sorgt dafür, dass die Umgebung läuft, auf der die Software steht, und ist die Schnittstelle, wenn unklar ist, woran es liegt.

Was IT-Outsourcing kostet

Es gibt drei Modelle, und die Wahl hängt davon ab, wie planbar Sie Ihre Kosten haben wollen:

Nach Aufwand. Sie zahlen pro Stunde, bei uns CHF 140 für Firmen, remote und vor Ort derselbe Satz. Passt für Betriebe mit wenigen Arbeitsplätzen und seltenen Problemen. Nachteil: Niemand überwacht Ihre Systeme, Sie rufen an, wenn etwas kaputt ist.

Support-Paket mit inbegriffenen Stunden. Ein fester Monatsbetrag deckt Überwachung, Updates und eine bestimmte Anzahl Stunden ab, mit garantierten Reaktionszeiten während der Geschäftszeiten. Was darüber hinausgeht, wird nach Aufwand verrechnet. Das ist das Modell, das die meisten unserer Kunden wählen, weil es Planbarkeit mit Flexibilität verbindet.

Pauschale pro Arbeitsplatz. Ein fester Betrag pro Benutzer und Monat, alles inklusive. In der Schweiz liegt das je nach Leistungsumfang zwischen rund CHF 50 und CHF 150 pro Arbeitsplatz. Passt für Betriebe ab etwa zehn Arbeitsplätzen mit gleichförmigem Bedarf.

Ein Beispiel aus der Region: Ein Betrieb mit zwölf Arbeitsplätzen, Microsoft 365 und einem kleinen Server zahlte vorher nach Aufwand und kam im Jahr auf rund CHF 14'000, mit zwei ungeplanten Ausfalltagen. Mit Support-Paket liegt er heute bei einem vergleichbaren Betrag, aber mit Überwachung, getestetem Backup und ohne Ausfalltag. Welches Modell wann günstiger ist, rechnet der Artikel Managed Services oder Stundenabrechnung durch. Unsere Sätze stehen auf der Preisseite.

Woran Sie einen guten Anbieter erkennen

Die Preise der Anbieter liegen nahe beieinander. Der Unterschied liegt in fünf Dingen, die Sie vor der Unterschrift prüfen sollten:

• Die Zugänge gehören Ihnen. Administrator-Konten, Domain, Lizenzen und Dokumentation laufen auf Ihren Namen. Ein Anbieter, der das anders will, bindet Sie, statt Sie zu betreuen.
• Reaktionszeiten stehen im Vertrag. «Schnell» ist kein Wert. Zwei Stunden, eine Stunde oder dreissig Minuten während der Geschäftszeiten sind Werte.
• Die Rechnung ist lesbar. Sie sehen, was gemacht wurde und wie lange es gedauert hat. Pauschalen ohne Leistungsbeschrieb sind ein Warnzeichen.
• Der Anbieter sagt auch Nein. Wer Ihnen jeden Wunsch verkauft, berät nicht. Ein guter Partner sagt Ihnen, wenn der neue Server unnötig ist oder die teure Lizenz nicht gebraucht wird.
• Er ist erreichbar, wenn es brennt. Nicht zwingend rund um die Uhr, aber mit einer klaren Regel, was ausserhalb der Bürozeiten gilt. Bei uns ist die Notfall-Erreichbarkeit Teil des Support-Pakets, nach Vereinbarung.

Für wen sich IT-Outsourcing nicht lohnt

Ehrlich gesagt: Ein Betrieb mit zwei Arbeitsplätzen, Microsoft 365 und keinem Server braucht kein Paket. Da reicht ein Partner, den man anruft, wenn etwas ist, und der einmal im Jahr das Backup prüft. Und ein Betrieb mit fünfzig Arbeitsplätzen und eigener Produktion ist mit einer internen IT-Person plus externem Partner für Spezialthemen oft besser bedient als mit vollständiger Auslagerung. Dazwischen, bei fünf bis vierzig Arbeitsplätzen ohne eigene IT-Stelle, ist Outsourcing in den meisten Fällen die richtige Lösung.

Wie der Einstieg abläuft

Bei uns beginnt es mit einem Erstgespräch, das nichts kostet, und einer Bestandesaufnahme: Was ist da, was ist alt, wo sind die Risiken. Daraus entsteht ein Vorschlag mit Zahlen, den Sie in Ruhe anschauen. Wenn Sie zusagen, übernehmen wir die Zugänge zum vereinbarten Stichtag, dokumentieren alles und erledigen in der ersten Woche die zwei, drei Dinge, die nicht warten können. Für Ihr Team ändert sich eine Telefonnummer. Wir betreuen Betriebe in Schaffhausen, Neuhausen, Hallau und im ganzen Kanton, per Fernwartung auch darüber hinaus.

Quellen

• Bundesamt für Cybersicherheit: Informationen für Unternehmen
• Bundesamt für Statistik: KMU in der Schweiz, Zahlen und Fakten